APLIKASI SIKLUS PENDAPATAN DAN
PENGELUARAN
1. Siklus
Pendapatan dan pengeluaran
Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.
Apa sajakah dari empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan ?
- Entri pesanan penjualan
Proses entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap:
- Mengambil pesanan dari pelanggan
- Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan
- Memeriksa ketersediaan persediaan
- Pengiriman
Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut, proses ini terdiri dari dua tahap:
- Mengambil dan mengepak pesanan
- Mengirim pesanan tersebut
- Penagihan dan Piutang Usaha
Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan, melibatkan:
- Penagihan ke para pelanggan
- Memelihara data piutang usaha
- Penagihan Kas
Langkah keempat (terakhir) dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas, melibatkan:
- Menangani kiriman uang pelanggan
- Menyimpannya ke bank
Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.
2. Siklus Pengeluaran
Siklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.
Apakah tiga aktivitas bisnis dasar dalam siklus pengeluaran ?
a) Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan.
• Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]):
- Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.
• Metode-metode pengendalian persediaan alternatif :
- MRP (material requirement planning)
Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.
- JIT (just in time)
2.
BATASAN APLIKASI SIKLUS PENDAPATAN DAN PENGELUARAN
Contoh gambar DFD dibawah ini :
SIKLUS PENGELUARAN Dalam DFD
Tujuan utama siklus pengeluaran adalah untuk
meminimalkan biaya total untuk pembelian dan pemeliharaan persediaan, pasokan,
dan berbagai jasa yang diperlukan untuk menjalankan organisasi
Pembelian
Fungsi yang terkait dengan proses pembelian :
Gudang/Bagian Lain
Pembelian
Penerimaan
Hutang Dagang
Kasir/Pembayaran
Gudang
Pembelian terjadi karena adanya permintaan
barang/bahan dari suatu bagian atau gudang karena persediaan yang ada habis.
Bagian manapun dalam suatu organisasi dapat melakukan permintaan pembelian
dengan mengeluarkan Surat Permintaan Pembelian (Purchase Requisition/PR). Jika
pesanan sudah datang dan sudah diperiksa oleh bag. Penerimaan, bag, Gudang akan
menerima laporan penerimaan untuk disetujui, jika sudah disetujui maka laporan
penerimaan barang tersebut akan diberikan ke bag. Pembelian.
Pembelian
Bagian pembelian yang menerima PR kemudian
menerbitkan Purchase Order (PO) untuk dikirim ke pemasok terpilih. Selain
dikirim ke pemasok, tembusannya dikirim ke bag. Penerimaan dan bag. Hutang
Dagang.
Bagian Penerimaan
Bag. Penerimaan bertanggung jawab memeriksa kondisi
barang yang diterima dan menyesuaikan antara Bill of Ladding yang terdapat pada
barang yang dikirim dengan barang yang dipesan pada PO. Setelah diperiksa dan
dibandingkan maka bag. Penerimaan harus membuat Laporan Penerimaan dan
diberikan kepada bag. Gudang untuk meminta persetujuannya.
Bagian Hutang Dagang
Bagian Hutang Dagang menerima nota penerimaan, PO,
PR, dan Faktur untuk dibandingkan dan kemudian membuat voucher pengeluaran kas
yang akan diberikan kepada bagian Kasir. Selain kegiatan diatas dia juga
melakukan kegiatan pencatatan kedalam jurnal dan buku besar.
Bagian Kasir
Setelah menerima voucher yang dilampiri oleh 4
dokumen dari bag. Hutang Dagang, Bag. Kasir mengeluarkan cek untuk pembayaran
hutang.
Aplikasi Pembelian Dalam Lingkungan PDE
Pengumpulan data
Sama seperti siklus penjualan, semua data yang akan
masuk ke dalam sistem harus di ubah menjadi machine readable form. Ada beberapa
cara dalam mengumpulkan data, antara lain : semua dokumen PR dikumpulkan dan
diberikan kepada seorang pegawai PDE untuk dientry atau tiap bagian mempunyai
komputer on-line yang digunakan untuk mengisi PR secara on-line, atau yang
lebih canggih, komputer dapat secara langsung membuat PR jika mendeteksi adanya
kekurangan persediaan di Gudang.
3.
PROSEDUR PEMROSESAN INFORMASI
Apakah contoh prosedur pemrosesan informasi tambahan yang seharusnya SIA sediakan ?
• Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan
• Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan
• Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang
• Kepuasan pelanggan
• Analisis pangsa pasar dan tren penjualan
• Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan.
Apakah contoh prosedur pemrosesan informasi tambahan yang seharusnya SIA sediakan ?
• Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan
• Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan
• Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang
• Kepuasan pelanggan
• Analisis pangsa pasar dan tren penjualan
• Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan.
4.
DIAGRAM
APLIKASI SIKLUS PENDAPATAN DAN PENGELUARAN
Pada diagram aliran data (DFD) sistem aplikasi
order penjualan memuat prosedur-prosedur yang tercakup dalam penerimaan dan
pengiriman order pelanggan dan dalam menyajikan faktur-faktur yang menguraikan
produk, pelayanan dan penilaian.
Sistem Piutang dagang
Sistem Piutang dagang
Piutang dagang adalah sejumlah nilai yang menjadi
hak perusahaan sebagai akibat dari timbulnya transaksi penjualan secara kredit.
Terdapat 2 pendekatan dasar dalam aplikasi piutang dagang yaitu :
a. Pemrosesan
akun terbuka: dibuatkan catatan terpisah untuk setiap faktur pelanggan.
Pada saat nota pengiriman uang diterima, dicocokkan ke faktur-faktur yang belum
dilunasi.
b. Pemrosesan
saldo: nota-nota pelanggan dbebankan ke saldo total piutang pelanggan dan
bukan ke faktur-faktur pelanggan. Pengolahan piutang dagang merupakan hal yang
sangat kompleks dalam suatu perusahaan. Perusahaan bidang keuangan skala besar
baik itu asuransi atau perbankan dapat memiliki rekening piutang terpisah yang
sangat besar jumlahnya. Terkadang timbul kendala permrosesan dalam hal waktu,
sehingga tidak jarang perusahaan menggunakan kebijakan rencana
penagihan bersiklus cycling billing plan), dimana
arsip piutang dagang dipisahkan baik itu secara alfabet atau nomor rekening.
Penagihan piutang dilakukan secara bertahap, misalnya dalam 1 bulan terbagi
menjadi 3 atau 4 periode penagihan. Sehingga kebijakan ini secara tidak
langsung juga mempengaruhi lancarnya arus kas masuk perusahaan. Karena biasanya
pelanggan akan segera membayar hutang tidak lama setelah menerima surat tagihan
dari perusahaan.